職業紹介事業では、事業者側で管理すべき帳簿がいくつか定められています。 労働局が提示している職業紹介事業所が備え付けるべき帳簿書類の例としては
・求職管理簿
・求人管理簿
・手数料管理簿
上記を上げております。
本記事では、このうち求人管理簿についての詳細をご説明します。
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厚生労働省の様式例はこちらからご確認いただけます。
記載項目については下記の通りです。
① 求人者の氏名又は名称
求人者が個人の場合は氏名を、法人の場合は法人名を記載します。
② 求人者の所在地
求人者の住所を記載します。
③ 求人に係る連絡先
求人者の連絡先を記載します。
④ 求人受付年月日
求人の依頼を受けた年月日を記載します。
⑤ 求人の有効期間
依頼求人に有効期間がある場合は、有効期間を記載します。
⑥ 求人数
募集人数を記載します。
⑦ 求人に係る職種
求人の職種を記載します。
⑧ 求人に係る就業場所
勤務地を記載します。
⑨ 求人に係る雇用期間
雇用期間の定めについて記載します。
⑩ 求人に係る賃金
労働者の賃金を記載します。月給・時給の区別や残業代・手当などの内容も含まれます。
⑪ 職業紹介の取扱状況
職業紹介を行った時期、求職者の氏名、採用・不採用の経緯などを記載します。
なお、上記11項目に加え、追記事項として下記事項が定められているため、注意が必要です。
・期間の定めのない労働者を雇用した場合、詳しい内容を記載する
・転職勧奨が禁止される期間（採用年月日から2年間は転職推奨を禁止）を記載する
・無期雇用就職者については、就職から6ヶ月以内に離職したか否かを記載する
2年間の保管期限があり、廃棄する場合は「文書管理規程」に沿って処理する必要があります。 保管方法については、紙・データともに認められていますが、紙媒体で管理している場合は複製データを残しておくと安心です。
帳簿の管理については、担当する社員が入れ替わるとノウハウが蓄積されづらく、毎年度、確認作業や作成が煩雑になりがちですが、正しい情報管理がされていない場合、業務改善命令を受けたり、罰則の対象になることが想定されます。 求人管理簿については、帳簿の作成・保管、データの抽出などができるクラウドシステムがあると便利です。
人材紹介事業システム『LaS』では、上記のような煩雑な作業を減らすため 管理している情報に合わせて、求人に関する情報がエクスポートできるように なっております。
LaS上で情報管理を行うことによって、労働局で定められている事項の遵守はもとより、 法改正があった際の対応なども含め、業務工数を削減することが可能となるでしょう。
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